Organogram volleybal Oeverzwaluwen

Schermafdruk 2016 09 03 09.01.21

1. Inleiding

De basis van een goed functionerende volleybalvereniging wordt gevormd door de vrijwilligers binnen een vereniging. Daarom is het van groot belang dat voldoende aandacht wordt besteed aan deze doelgroep. Door hier actief mee bezig te zijn moet de vicieuze cirkel van het steeds terugkerend probleem van werven en behouden van vrijwilligers doorbroken worden.

Taakomschrijvingen zijn belangrijk voor zowel het behoud als werving van vrijwilligers. Dikwijls werken vrijwilligers zonder taak- of functieomschrijving. En als zo'n functieomschrijving er wel is, gaat het vaak om een stuk papier waarop iets anders staat dan feitelijk wordt gedaan.
Een taakomschrijving vergroot de duidelijkheid en maakt de vereniging beter bestuurbaar. Het is duidelijk wie precies wat doet en wie verantwoordelijk is voor bepaalde zaken. Voor vrijwilligersbeleid is het belangrijk dat op schrift staat welke taakgebieden en welke taken bij een functie behoren. Op basis hiervan kan de vereniging gerichtwerven.
Een taakomschrijving geeft inzicht in hetgeen iemand moet doen om de betreffende functie uit te oefenen. Maar een taakomschrijving dient bijvoorbeeld ook als basis voor een functioneringsgesprek.
De meeste taken zullen door de senioren teams gedaan moeten worden, maar ook de jeugd moet deelnemen aan ondersteunende werkzaamheden. Hierbij kunnen we denken aan activiteiten, loterijen, toernooien, tellen bij wedstrijden en aanwezig zijn bij informatieavonden en ledenvergaderingen.
De voor u liggende reader "taak- en functieomschrijving" van volleybalvereniging SV Oeverzwaluwen is opgesteld door het bestuur i.o.v. de Ledenvergadering november 2015. Wij hopen met dit document inzicht te geven in de taken die bij een functie horen, evenals de geschatte tijdsbesteding.

Koudum, 3 september 2016


 
2. Inhoudsopgave

1. Inleiding 
 
3. Dagelijks bestuur 
3.1 Voorzitter 
3.2 Secretaris 
3.3 Penningmeester 

4. Algemeen bestuur 
4.1 Coördinator technische commissie 
4.2 Coördinator Activiteiten- Kleding en Materialencommissie 
4.3 Vrijwilligers coördinator 

5. Volleybal ondersteunende commissies 
5.1 Wedstrijdsecretaris 
5.2 Coördinator scheidsrechters 
5.3 Technische commissie jeugd en mini's
5.4 Technische commissie heren senioren 
5.5 Technische commissie dames senioren 
5.6 Zaalhuur coördinator/Penningmeester 
5.7 Zaalwacht coördinator 

6. Algemeen ondersteunende commissies 
6.1 Kascommissie 
6.2 Vrijwilligerscommissie 
6.3 Ledenadministratie 
6.4 Sponsorcommissie 
6.5 Activiteitencommissie 
6.6 Kledingbeheer 
6.7 Materiaalbeheer 
6.8 Coördinator spelerspassen 
6.9 Commissie Communicatie & PR 
6.10 Websitebeheer 

7. Sportbegeleiders 
7.1 Trainer 
7.2 Coach
7.3 Scheidsrechter
7.4 Scheidsrechter extern 
7.5 Teamcaptain 



3. Het dagelijks bestuur

3.1 Voorzitter

- De voorzitter is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het totale (volleybal)beleid van de vereniging.
- De voorzitter vormt samen met de penningmeester en het secretariaat het dagelijks bestuur van de vereniging en heeft daarom alle bevoegdheden wat in het belang is voor de volleybalvereniging.
- De voorzitter legt op de algemene ledenvergadering verantwoording af aan de leden.

Taken

- Voorzitten van de maandelijkse bestuursvergadering.
- Voorzitten van de Algemene Leden Vergadering.
- Voorzitten van selectie trainersoverleg.
- Coördineert de verschillende bestuurstaken.
- Houdt daarop toezicht en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.
- Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten.
- Werven van nieuwe bestuursleden i.s.m. vrijwilligerscommissie.
- Aanspreekpunt voor de coördinator van de Technische Commissie.
- Aanspreekpunt voor leden.
- In samenwerking met overige bestuursleden beleid bepalen van de vereniging.
- Onderhouden contacten vrijwilligers i.s.m. vrijwilligerscommissie.
- Houdt toezicht op en neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten en het huishoudelijk reglement.
- Volgt externe ontwikkelingen en stemt zo nodig de organisatie van de vereniging daarop af.
- De voorzitter is, samen met de websitebeheerder, in bezit van de wachtwoorden (website, Nevobo, Facebook, Twitter, etc.).



3.2 Secretaris

- De secretaris is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het totale volleybalbeleid van de vereniging.
- De secretaris is verantwoordelijk voor in- en uitgaande correspondentie en heeft hiervoor totale bevoegdheid.
- Als de vereniging een vertegenwoordiging heeft in het rayonbestuur is de secretaris verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met deze personen.

Taken

- Notuleren maandelijkse bestuursvergadering.
- Notuleren Algemene Leden Vergadering.
- Opstellen van agenda voor de bestuursvergadering en Algemene Leden Vergadering.
- Verzorgen van de inkomende en uitgaande post.
- Verzorgen correspondentie.
- Distributie van mail, post en notulen naar betreffende personen.
- Ondertekenen, verzenden en het bewaren van een afschrift van stukken namens het bestuur.
- Contact onderhouden met regiokantoor.
- Contact onderhouden met vertegenwoordiging van de vereniging in het rayonbestuur.
- Aanspreekpunt voor leden.
- Aanspreekpunt en verantwoordelijk voor ledenadministratie en coördinator spelerspassen.



3.3 Penningmeester

-
De penningmeester is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het totale volleybalbeleid van de vereniging.
- De penningmeester vormt samen met het secretariaat en de voorzitter en het dagelijks bestuur van de vereniging en heeft daarom alle bevoegdheden wat in het belang is voor de vereniging.
- De penningmeester is primair verantwoordelijk voor het financiële beleid van de vereniging en heeft hiervoor na overleg overige bestuursleden totale bevoegdheid.

Taken

- Verzorgt de administratie van inkomsten en uitgaven.
- Opstellen van de begroting.
- Opstellen financieel overzicht ten behoeve van de bestuursvergadering.
- Opstellen van het financieel jaarverslag ten behoeve van de ledenvergadering.
- Innen contributie / competitiegelden / spelerspassengelden / kledinggeld eens per drie maanden / jaar.
- Factureren van sponsoren (incl. reclameborden) en adverteerders.
- Betalen facturen, altijd gecontroleerd en voorzien van paraaf door overige bestuursleden.
- Signaleren van financiële tekorten en/of overschotten en deze tijdig communiceren.
- Budgetten bewaken.
- Doorberekenen en factureren boetes aan betreffende teams en/of personen.
- Verwerken en registreren nieuwe aanmeldingen t.b.v. contributiegelden.
- Aanspreekpunt leden voor financiële zaken.
- Fungeren als aanspreekpunt van de sponsorcommissie.
- Adviseren overige bestuursleden en commissies over uitgaven, budgetten en ontvangsten.
- Adviseren bestuur over financieel beleid door middel van onder andere voorstel begroting.
- In samenwerking met overige bestuursleden beleid bepalen voor de vereniging.



4.0 Algemeen bestuur

- De leden van het algemeen bestuur hebben naast de voorzitter, secretaris en penningmeester (tezamen het dagelijks bestuur) zitting in het bestuur van de vereniging. Zij zijn daarmee mede verantwoordelijk voor de uitvoering van het (volleybal)beleid binnen de vereniging.

4.1 Coördinator technische commissie

- Doel functie: Vertegenwoordigen van de Technische commissie in het hoofdbestuur en aansturing van de leden van de technische commissie.

Verantwoordelijkheden

- Verantwoordelijk voor het totale volleybal technische beleid binnen de vereniging.
- Koppeling tussen Technische Commissie en bestuur.
- Aansturen Technische Commissie, scheidsrechterscommissie,
- Wedstrijdcommissies senioren en jeugd en zaalwachtcoördinator.
- Bestuursvergadering bestuur bijwonen.
- Voorzitten en notuleren vergadering Technische Commissies (6 keer per jaar).
- Aanstellen en evalueren van betaalde trainers in overleg met het bestuur.
- (zorgen voor) Vertegenwoordigen van de vereniging bij Nevobo regio- en rayon vergaderingen.
- Opgeven van teams die deelnemen aan de competitie.
- Opstellen halplanning voor regiocompetitie naar aanleiding van gegevens van het regiokantoor.
- In samenwerking bestuur beleid bepalen/bijsturen voor de vereniging.
- Aanwezig zijn bij kampioenswedstrijden.
- Aanspreekpunt voor trainers.
- Aandacht voor de scholing van trainers.



4.2 Coördinator Activiteiten- Kleding en Materialencommissie

- Doel functie: Zorgdragen voor een goed activiteitenbeleid en materiaalbeheer binnen de vereniging.

Verantwoordelijkheden

- Verantwoordelijk voor het totale activiteitenbeleid en materiaalbeheer binnen de vereniging.
- De coördinator wordt bij deze werkzaamheden ondersteunt door de activiteitencommissie, commissie materiaalbeheer en kledingcommissie.

Taken

- Bestuursvergaderingen hoofdbestuur bijwonen.
- Voorzitten vergaderingen van de diverse commissies (ongeveer 8 keer per jaar).
- In samenwerking bestuur beleid bepalen/bijsturen voor de vereniging.
- Aanspreekpunt voor commissieleden.
- Doorgeven van eventuele gebreken aan de accommodatie bij de sporthalbeheerder.



4.3 Vrijwilligers coördinator

- Doel functie: De vrijwilligerscommissie heeft een schakel en makelaarsfunctie binnen de vereniging aangaande het vrijwilligersbeleid. De vrijwilligerscoördinator stuurt deze groep aan.

Verantwoordelijkheden

- Verzorgt de begeleiding van de vrijwilligers door het organiseren van diverse overlegsituaties en vrijwilligersbijeenkomsten.
- De vrijwilliger coördinator geeft leiding aan de vrijwilligerscommissie, waar het beleid aangaande vrijwilligers wordt uitgevoerd.

Taken

- Voert overleg met en informeert/adviseert het bestuur rond: de visie op vrijwilligersbeleid; Voordelen en mogelijkheden van een structurele aanpak van vrijwilligersbeleid binnen de sportvereniging.
- De bijdrage die vrijwilligersbeleid kan leveren aan het bereiken van de algemene doelstellingen van de vereniging.
- Het inpassen van vrijwilligersbeleid in de structuur van de organisatie.
- Inventariseert stand van zaken rond het vrijwilligersbeleid, aantal vrijwilligers en de diverse werkzaamheden.
- Is verantwoordelijk voor het tot stand komen van een deelplan vrijwilligersbeleid (i.s.m. anderen).
- Maakt een planning waarin de toekomstige behoefte aan vrijwilligers binnen de vereniging wordt beschreven, maar ook maatregelen worden aangegeven om ervoor te zorgen dat in deze behoefte kan worden voorzien.
- Draagt zorg voor een planmatige aanpak van werving van nieuwe vrijwilligers.
- Stimuleert maatregelen om ondervertegenwoordigde doelgroepen voor vrijwilligersfuncties aan te trekken.
- Inventariseert de wensen, behoeften en motieven van vrijwilligers.
- Stimuleert dat er bij de taakinvulling zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, behoeften en motieven van de verschillende vrijwilligers.
- Zet zich in voor de positie van de vrijwilligers en stimuleert maatregelen om hen te betrekken bij het verenigingsbeleid.
- Coördineert het plaatsen en verplaatsen van vrijwilligers en de introductie van (nieuwe) vrijwilligers in hun functie, taken en werkzaamheden.
- Geeft eventueel ‘leiding’ aan de diverse vrijwilligers van de vereniging.
- Inventariseert de behoefte aan deskundigheidsbevordering van de verschillende vrijwilligers.
- Draagt zorg voor duidelijke afspraken met vrijwilligers rond: Taakomschrijvingen/werkzaamheden/werkomstandigheden.
- Opzegtermijn/overdracht van taken/informatie/materialen.
- Begeleiding, scholing en deskundigheidsbevordering van vrijwilligers.
- Interne communicatie/inspraak/medezeggenschap vrijwilligers.
- Onkostenvergoeding/reiskostenvergoeding/verzekeringen.



5. Volleybal ondersteunende commissies


5.1 Wedstrijdsecretaris

- Doel functie: Het georganiseerd laten verlopen van de wedstrijden.

Verantwoordelijkheden

- De wedstrijdsecretaris senioren is verantwoordelijk voor de competitie en oefenwedstrijden.
- De wedstrijdsecretaris valt onder de directe verantwoordelijkheid van de technisch coördinator in verband met de afstemming van wedstrijden met trainers/leiders.

Taken

- De map met wedstrijdformulieren up-to-date maken/houden (‘zwarte tas’).
- Fungeren als wedstrijdleider/contactpersoon voor regio en rayoncompetitie intern en extern.
- Opstellen tellerschema voor regio competitie.
- Teams inlichten over speeldata, tijden etc.
- Wedstrijdwijzigingen doorgeven aan de zaalwachtcoördinator, scheidsrechter en de commissie communicatie & PR.
- Verzorgen uitslagen en standen (digitaal naar Nevobo).
- Verzorgen en versturen wedstrijdformulieren (per post naar Nevobo).
- Controleren boetes naar aanleiding van wedstrijden, boetes vervolgens doorsturen naar penningmeester.
- Aanspreekpunt voor leden betreffende wedstrijdzaken.
- Vertegenwoordigt volleybalvereniging op Nevobo vergaderingen betreffende competitie en arbitrage aangelegenheden.
-  Begeleid de binnenkomende uitnodigingen en doet uitnodiging voor eventuele oefenwedstrijden.



5.2 Coördinator scheidsrechters

- Doel functie: Aansturen van de scheidsrechters binnen de vereniging.

Verantwoordelijkheden

- Zorgdragen voor de indeling van scheidsrechters.
- Zorgdragen voor opleiding van scheidsrechters.

Taken

- Signaleren/melden van te kort aan scheidsrechters.
- Fungeren als coördinator voor scheidsrechters binnen de vereniging.
- Scheidsrechters aanmelden bij Nevobo.
- Jaarlijks scheidsrechter planning maken voor senioren – jeugd regio.
- Certificering regelen.
- Wekelijks herinnering scheidsrechters met info over de te leiden wedstrijden.
- Wedstrijdwijzigingen doorgeven aan scheidsrechters.
- Informatie verkrijgen van Nevobo en communiceren naar de scheidsrechters.
- Scheidsrechters aanmelden bij Nevobo voor extern fluiten.
- Inventariseren scheidsrechters.
- Heeft overleg met wedstrijdsecretaris in verband met de planning.
- Verstrekken van het wedstrijdinstructieboek aan de scheidsrechters.



5.3 Technische commissie Jeugd teams en mini's


- Doel functie: Door het bewaken en uitvoeren van het technische beleid het seizoen vlekkeloos laten verlopen.

Verantwoordelijkheden

- Ontwikkelen, uitvoeren en toezicht houden van het technisch beleid van de vereniging.

Taken

- 6 keer per jaar vergaderen waarbij de piek in het voorseizoen ligt.
- Opgaveformulier nieuwe seizoen uitdelen en innemen.
- (On)betaalde jeugdtrainers benaderen voor het volgend seizoen.
- Indeling teams.
- Indeling trainers.
- Indeling/ rooster maken met betrekking tot zaalindeling (i.s.m. TC senioren).
- Controleren van de aangevraagde uren van de zaalhuur (i.s.m. TC senioren).
- Opgave van de regio- en rayonteams (aantal + namen).
- Teamindelingen doorgeven aan de coördinator spelerspassen.
- Opgaves clubkampioenschappen.
- Afstemming met de wedstrijdsecretaris over het wedstrijdprogramma.
- Aanspreekpunt nieuwe leden (indelen en trainers op de hoogte stellen).
- Dispensatiespeler (S) aanvragen.
- Aanspreekpunt CMV (minicompetitie).
- In overleg met andere commissies activiteiten voor de jeugd organiseren (bijv. clinics).
- Actuele informatie verzorgen aan trainers en coaches ( spelregels, wijzigingen e.d.).
- Stelt per leeftijdscategorie vast welke vaardigheden de spelers moeten worden aangeleerd.
- Zorgt voor een goede overgang van de junioren naar de senioren.
- Bewaakt/ evalueert de voortgang van de vaardigheden van de spelers.
- Overlegt regelmatig met de trainers.
- Aandacht voor de scholing van trainers.



5.4 Technische commissie Heren senioren

- Doel functie: Door het bewaken en uitvoeren van het technische beleid het seizoen vlekkeloos laten verlopen.

Verantwoordelijkheden

- Ontwikkelen, uitvoeren en toezicht houden van het technisch beleid van de vereniging.

Taken

- 6 keer per jaar vergaderen TC waarbij de piek in het voorseizoen ligt.
- Opgaveformulier volgens seizoen uitdelen en innemen.
- (On)betaalde seniorentrainers benaderen voor het volgend seizoen.
- Indeling teams.
- Indeling trainers. (i.s.m. TC jeugd)
- Indeling/ rooster maken met betrekking tot zaalindeling (i.s.m. TC jeugd).
- Controleren van de aangevraagde uren van de zaalhuur (i.s.m. TC jeugd).
- Opgave van de regio- en rayonteams (aantal + namen).
- Teamindelingen doorgeven aan de coördinator spelerspassen.
- Opgaves clubkampioenschappen.
- Afstemmingsoverleg met het wedstrijdsecretariaat.
- Aanspreekpunt nieuwe leden (indelen en trainers op de hoogte stellen).
- Tellers en vlaggers indelen i.o.m. vrijwilligerscommissie.
- Actuele informatie verzorgen aan trainers en coaches ( spelregels, wijzigingen e.d.).
- Overlegt regelmatig met de trainers.


5.5 Technische commissie Dames senioren

- Doel functie: Door het bewaken en uitvoeren van het technische beleid het seizoen vlekkeloos laten verlopen.

Verantwoordelijkheden

- Ontwikkelen, uitvoeren en toezicht houden van het technisch beleid van de vereniging.

Taken

- 6 keer per jaar vergaderen TC waarbij de piek in het voorseizoen ligt.
- Opgaveformulier volgens seizoen uitdelen en innemen.
- (On)betaalde seniorentrainers benaderen voor het volgend seizoen.
- Indeling teams.
- Indeling trainers. (i.s.m. TC jeugd)
- Indeling/ rooster maken met betrekking tot zaalindeling (i.s.m. TC jeugd).
- Controleren van de aangevraagde uren van de zaalhuur (i.s.m. TC jeugd).
- Opgave van de regio- en rayonteams (aantal + namen).
- Teamindelingen doorgeven aan de coördinator spelerspassen.
- Opgaves clubkampioenschappen.
- Afstemmingsoverleg met het wedstrijdsecretariaat.
- Aanspreekpunt nieuwe leden (indelen en trainers op de hoogte stellen).
- Tellers en vlaggers indelen i.o.m. vrijwilligerscommissie.
- Actuele informatie verzorgen aan trainers en coaches ( spelregels, wijzigingen e.d.).
- Overlegt regelmatig met de trainers.



5.6 Zaalhuur coördinator kan bij rol penningmeester


- Doel functie: Verzorgen van correcte zaalhuur bij de Sportvereniging SV Oeverzwaluwen Sporthalbeheer

Verantwoordelijkheden

- Zalen zo efficiënt mogelijk huren bij sporthalbeheer voor trainingen, wedstrijden en andere zaken.
- Wijzigingen van zaalhuur zo spoedig mogelijk door geven aan de sporthalbeheer.
- Problemen met zaalhuur zo spoedig mogelijk signaleren, bespreken en oplossen.
- Huren van zalen, instructie- of vergaderruimten voor vergaderingen en/of andere bijzondere activiteiten.

Taken

- Inventarisatie benodigde zaalhuur voor komend seizoen opvragen bij de Technische Commissie:
- Training ( maandag, dinsdag, woensdag, donderdag)
- Competitie ( senioren en jeugd, vrijdag en zaterdag)
- Aanvragen benodigde zaalhuur maandag, dinsdag, woensdag, donderdag.
- Aanvragen benodigde zaalhuur vrijdag en zaterdag (a.d.h.v. competitie schema regio teams).
- Controleren toewijzing zaalhuur en definitieve behoefte (competitie en trainingsschema) en aangevraagde zaalhuur aanpassen waar nodig.
- Problemen met benodigde en aangevraagde zaalhuur bespreken met de betreffende personen (verantwoordelijke binnen Technische Commissie, contactpersoon sporthalbeheer en/of andere belanghebbenden voor de activiteit die op het probleem moment zou moeten plaatsvinden.
- Ad-hoc regelen extra zaalhuur (ook zalen voor vergaderingen of andere evenementen).
- Ad-hoc afzeggen overbodige zaalhuur.
- Controleren facturatie zaalhuur in samenspraak met de penningmeester.
- Goed contact onderhouden met sporthalbeheer contactpersoon voor zaalhuur.



5.7 Zaalwacht coördinator

- Doel functie: Indelen van de seniorenteams voor zaalwacht bij de senioren- en jeugdteams en daardoor het goed laten verlopen van de thuiswedstrijden op vrijdag en zaterdag.

Verantwoordelijkheden

- De zaalwachtcoördinator is verantwoordelijk voor de indeling van de zaalwacht op de dagen dat er teams thuis spelen.
- De zaalwachtcoördinator ontvangt zijn informatie van de wedstrijdsecretaris.

Taken

- Aanvullen zaalwachtschema voor cmv rayon- en regiojeugdcompetitie.
- Voor de start van de competitie alle teams voorzien van een zaalwachtschema.
- Doorgeven van het zaalwachtschema aan de websitebeheerder, voor plaatsing op de website.
- Teams die zaalwacht hebben, in de voorafgaande week een herinnering (persoonlijk benaderen) sturen naar de aanvoerder van dat team.
- Wijzigingen van jeugdwedstrijden doorgeven aan de aanvoerder van het team dat zaalwacht heeft (wijzigingen worden doorgegeven door de wedstrijdsecretaris).
- Zoveel mogelijk aanwezig bij de wedstrijden (thuis).
- Nauwe samenwerking met de technische commissies Jeugd en Senioren.


 

Vaste Balsponsor
Slagerij-De-Boer-blauw
Co-Sponsoren
Textielstra
Kuilart
advertentieGalema
Elfsteden Vaarvakanties Friesland logo
Agricola Bouw logo
Go to top